介護事業所のAI導入｜記録と間接業務から始める棚卸し・ケアとの線引き・加算と補助の制度【厚労省の公的データ】

「記録と申し送りに時間を取られて、利用者と向き合う時間が削られている」「職員は足りないが、AIやICTの話は大きな法人の施設向けに聞こえる」。地方で訪問介護・通所介護・小規模な施設を運営している経営者や管理者から、こうした声をよく聞きます。介護の現場は、製造業や運送業と同じように「人が足りない」業種ですが、ほかの業種と違って、記録の義務が省令で決まり、利用者の情報が要配慮個人情報にあたり、そしてAIやICTの導入を国が加算と補助で後押ししている、という3つの特徴があります。

この記事では、従業員が数人から数十人の介護事業所（訪問系・通所系・小規模な居住系・入所系）の経営者・管理者向けに、介護事業所のAI導入を整理します。公的なデータで見る現状、省令の記録を起点にした棚卸し、ケアとAIの線引き、個人情報の入力ルール、加算と補助の制度、3か月で1業務から始める進め方、サービス類型別の始めやすい業務、つまずきと対策、チェック表の順に説明します。制度と数字は、厚生労働省・個人情報保護委員会・広島県の公式資料と省令の原本を2026年10月25日に確認したものだけを載せています。私たちの考えやおすすめは、そうと分かるように書いています。

なお、この記事は介護事業所の業務の側から見たAI・ICTの使い方を扱うもので、介護報酬の請求や加算の届出の実務、個別の機器・ソフトの選定、人員配置基準の解釈は扱いません。費用の相場も、公的なデータがないため書いていません。中小企業全般のAI導入の全体像は「中小企業のAI導入ガイド」、費用の考え方は「中小企業のAI導入の費用」の記事で整理しています。

介護のAI導入が、ほかの業種と違う3つの点

中小企業向けのAI活用の調査や記事の多くは、介護を対象にしていません。たとえば中小企業基盤整備機構の「中小企業のAI等の利活用に係る実態調査」（2026年3月）は、日本標準産業分類の「医療、福祉」を調査対象から除いています^[11]。介護事業所のAI導入を考えるときは、中小企業向けの一般論ではなく、厚生労働省が介護分野向けに出しているデータと制度を見る必要があります。私たちは、介護のAI導入には次の3つの特徴があると考えています（私たちの整理です）。

• 人手不足が、制度上の「必要数」として示されている：厚生労働省が第9期介護保険事業計画にもとづいて集計した介護職員の必要数は、2026年度に約240万人、2040年度に約272万人で、2022年度の約215万人からそれぞれ約25万人、約57万人の増加です^[1]。国は対策の柱の一つに「離職防止・定着促進・生産性向上」を挙げています^[1]。
• 記録が省令で決まっている：訪問介護の運営基準は、サービス提供の記録、苦情の記録、事故の記録などを整備し、完結の日から2年間保存することを定めています^[7]。記録はどの事業所にも必ずあり、しかも書く量が多い仕事です。AIで減らせる手間の起点になります。
• 国が加算と補助で後押ししている：令和6年度の介護報酬改定で生産性向上推進体制加算が新設され^[4]、介護テクノロジーの導入には国と都道府県の補助があります^[5]。一方で、利用者の情報は要配慮個人情報を含むため、生成AIに何を入力するかを先に決めておく必要があります^[8][9]。

公的データで見る介護事業所のテクノロジー導入の現状

厚生労働省の「介護現場における生産性の向上等を通じた働きやすい職場環境づくりに資する調査研究事業」（令和7年9〜11月に全介護保険サービスの施設・事業所に調査、回収6,876件）の結果概要が、2026年2月18日の介護報酬改定検証・研究委員会に出されています^[2]。主な数字は次のとおりです（導入率は、加算を届け出ている事業所を追加で抽出した分を除いて集計したもの）。

この数字から私たちが読み取るのは、次の2点です（私たちの見方です）。1つ目は、記録ソフトの導入が施設では進んだ一方で、訪問系・通所系の小さな事業所では3割前後にとどまっていることです。2つ目は、導入していない事業所の多くが補助金を申請した経験がなく、「導入したい機器がない」「補助金の情報を知らない」と答えていることです。言い換えると、小さな事業所ほど「何を入れればよいか」が決まっておらず、制度の情報も届いていません。だからこそ、機器のカタログより先に、自分の事業所の業務を棚卸しする順番が要ります。

同じ調査の聞き取りには、居宅介護支援事業所がAI機能や文字起こし機能のある業務効率化ツールとタブレット端末を使い、記録作成などの時間を以前より大幅に減らし、考える時間を確保できていると答えた例や、通所介護が介護記録ソフトの送迎スケジュール作成機能を使っている例が載っています^[2]。生成AIや文字起こしは、施設だけでなく居宅系の小さな事業所でも使われ始めています。

手順1：省令で決まっている記録と、間接業務を棚卸しする

厚生労働省は、介護事業所の生産性向上の改善活動を「準備 → 見える化 → Plan → Do → Check → Action」の6つの手順で示し、見える化の手順では課題把握シートと業務時間見える化ツールで業務を定量的に把握すること、計画は3か月程度を目安にすること、1年を目安にPDCAを回して続けることを勧めています^[3]。生産性向上推進体制加算もこのガイドラインにもとづく改善活動を要件にしています^[4]。つまり、国の制度そのものが「棚卸しから始める」順番になっています。

私たちがおすすめする棚卸しの起点は、省令で決まっている記録です。訪問介護の運営基準（指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準）は、次の記録を整備し、完結の日から2年間保存することを定めています^[7]。通所介護や施設にも、それぞれの基準に同じ趣旨の記録の規定があります（サービスごとの条文は、自分の事業所の基準で確かめてください）。

省令の記録のほかに、事業所の中にある間接業務も同じ表に足します。シフト作成、送迎の計画、請求とレセプトの準備、申し送り、家族への連絡、研修の資料づくり、各種の届出などです。1つの業務につき「誰が・週に何時間・どの画面や紙で」を1行ずつ書き出し、業務時間見える化ツール^[3]で量を測ります。書き出し方は「業務棚卸しのやり方」の記事で詳しく説明しています。

棚卸しのときに、記録を「紙に書いて、あとでパソコンに打ち直している」仕事があれば印を付けてください。国の補助の資料は、業務効率化に資するバックオフィスソフトを補助対象にする条件として「転記等の業務が発生しないことの環境が実現できている場合に限る」と書いています^[5]。転記をなくすことは、補助の要件であると同時に、AIを入れる前に片付けておくべき無駄です。

手順2：ケアとAIの線引きを決める（任せる・補助・任せない）

厚生労働省と経済産業省が定める「介護テクノロジー利用の重点分野」（令和6年6月改訂、令和7年4月から運用）は、9分野16項目で、記録ソフトなどが入る「介護業務支援」を「介護業務に伴う情報を収集・蓄積し、それを基に、高齢者等への介護サービス提供に関わる業務に活用することを可能とする機器・システム」と定義しています^[6]。令和6年の改訂では機能訓練支援、食事・栄養管理支援、認知症生活支援・認知症ケア支援の3分野が加わりました^[6]。

小さな事業所が最初に使うAIは、この「介護業務支援」の中の、文章を扱う部分がほとんどです。私たちは、業務を次の3つに分けて線引きすることをおすすめしています（分け方は私たちの考えです。最終的な判断は各事業所の管理者と、必要に応じて指定権者の指導に従ってください）。

生産性向上推進体制加算の要件になる「介護記録ソフト等」について、国の補助の資料は、記録業務・事業所内外の情報共有業務・請求業務を一気通貫で行うことが可能なものと説明し、居宅介護支援・居宅サービスの事業所が申請できる記録ソフトには、ケアプランデータ連携標準仕様に準じたCSVファイルの出力・取込機能を求めています^[5]。生成AIの単体のサービスを使う場合も、最終的に記録ソフトにどう入れるかまで決めておくと、転記が増えません。

手順3：利用者の情報を、入力する前にルールにする

介護事業所が扱う情報は、要配慮個人情報を含みます。個人情報保護委員会と厚生労働省の「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」に関するQ&A（令和8年4月一部改正）は、氏名など特定の個人を識別できる記述を削除して加工した情報でも、他の情報と容易に照合でき、それによって特定の個人（患者・利用者等）を識別できる場合には、全体として個人情報に該当するとしています^[8]。「名前を消したから大丈夫」とは限らない、ということです。同じQ&Aは、介護関係事業者について、指定基準によりサービス担当者会議等で利用者・家族の個人情報を使う場合は文書による同意が必要なことにも注意を促しています^[8]。

個人情報保護委員会は、生成AIサービスの利用について、個人情報を含む内容を入力する場合は利用目的を達成するために必要な範囲内であることを十分に確認すること、入力した個人データが応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合は個人情報保護法に違反する可能性があるため、サービスを提供する事業者が機械学習に利用しないことなどを十分に確認することを求めています^[9]。生産性向上推進体制加算の委員会の議論でも、このガイダンス等を遵守することが前提とされています^[4]。

私たちは、次の3段階で「入力してよい情報」を決めておくことをおすすめしています（私たちの考えです）。

この表を、生成AIを使い始める前に職員に配り、管理者が確認したサービスだけを使う決まりにしておきます。社内ルールの作り方は「生成AIの社内ルールの作り方」の記事で、10項目のひな形を載せています。

手順4：制度に合わせる（生産性向上推進体制加算と、介護テクノロジー導入の補助）

介護事業所のAI・ICT導入には、ほかの業種にはない2つの制度があります。制度は変わるので、届出や申請の前に必ず最新の公式資料と都道府県の募集要項で確かめてください。

補助の上限や補助率は都道府県ごとに異なり、受付期間も年度の前半に集中します。広島県のように、申請の前にセミナーの受講と事前相談が必須になっている県もあります^[10]。来年度の募集に間に合わせるには、年度の初めに募集を待つのではなく、今のうちに手順1の棚卸しと業務改善計画の下書きを済ませておくことをおすすめします（私たちの考えです）。調査でも、補助金を申請しない理由の最多は「導入したい介護テクノロジーがないため」49.4％でした^[2]。何を入れるかは、補助金の募集が始まってから考えるものではありません。

国の補助の資料は、在宅系の事業所の要件として「ケアプランデータ連携システムを利用し、かつデータ連携を行う相手となる事業所が決定していること」を挙げています^[5]。居宅介護支援事業所や訪問・通所の事業所は、連携先のケアマネジャーの事業所と一緒に進めると、要件と業務の両方がそろいます。

手順5：3か月で1業務、1年でPDCAを回す

厚生労働省の改善活動の手順は、計画を3か月程度の目安で立て、まず実行して試行錯誤を繰り返し、小さな成功を積み重ね、1年を目安にPDCAを回すことを勧めています^[3]。生産性向上推進体制加算（Ⅰ）も、機器導入後に取組を3か月以上続けてから導入前後を比べる仕組みです^[4]。下の表は、この手順をAI導入向けに私たちが当てはめたものです（目安は私たちの考えです）。

サービス類型別：始めやすい業務の例

調査では、テクノロジーの導入率も、導入しやすい業務も、訪問系・通所系・居住系で大きく違いました^[2]。下の表は、各類型で最初に手を付けやすい業務を、私たちの考えで並べたものです（事業所の規模や人員で変わります）。

つまずきやすい点と対策

AI導入を始める前のチェック表

• 省令で決まっている記録（サービス提供・計画・苦情・事故など）と保存期間を、自分の事業所の基準で一覧にした^[7]。
• 記録と間接業務の棚卸し表を作り、1業務ごとに週の時間を測った^[3]。
• 紙に書いてから打ち直している「転記」を洗い出した^[5]。
• AIに任せる・補助する・任せない、の線引きを文書にした。
• 入力してよい情報の3段階を決め、職員に配った^[8][9]。
• 使う生成AIのサービスについて、機械学習に使われないこと、保存場所と期間、アクセス権限を確認した^[9]。
• 委員会（または既存の会議との一体運営）の開催頻度と構成員を決めた^[4]。
• 最初の3か月で試す業務を1つに絞り、確認する人を決めた^[3]。
• 都道府県の補助金の募集時期・必須の研修や事前相談・要件を確かめた^[5][10]。
• 加算（Ⅱ）の要件（機器1つ以上・ガイドラインにもとづく改善・年1回のデータ提出）を満たせるか確認した^[4]。

介護の現場では、AIが置き換えるのは利用者と向き合う時間ではなく、その前後にある記録と調整の時間です。私たちEnbitoは、地方の中小企業の業務の棚卸しから始めるAI導入を支援しています。介護事業所についても、機器やソフトを決める前に「どの記録に、誰が、何時間かかっているか」を見える化し、ケアとAIの線引きと入力のルールを決めてから、制度に合わせて進める順番をおすすめしています。棚卸しの型は「縁SCAN」の案内ページで紹介しています。

よくある質問

Q.訪問介護や通所介護のような小さな事業所でも、生産性向上推進体制加算は取れますか？

A.厚生労働省の説明資料では、生産性向上推進体制加算の対象は短期入所系・居住系・多機能系・施設系サービスとされており、訪問系・通所系は対象に含まれていません^[4]。一方、介護テクノロジー導入の国の補助は訪問介護や居宅介護支援も対象で、在宅系の要件としてケアプランデータ連携システムの利用が挙げられています^[5]。広島県の令和8年度の募集も訪問介護・居宅介護支援を含む県内の介護保険サービスの事業所を対象にしていました^[10]。自分の事業所がどの制度の対象かは、都道府県の募集要項で確かめてください。

Q.介護記録の下書きに生成AIを使ってもよいのですか？

A.法令や公式資料に「使ってはいけない」という規定はありませんが、利用者の情報は要配慮個人情報を含みます。個人情報保護委員会は、生成AIに個人情報を含む内容を入力する場合、利用目的の範囲内であることと、入力した個人データが機械学習などに使われないことを十分に確認するよう求めています^[9]。氏名を消しても他の情報と照合して本人が分かる場合は個人情報として扱う必要があります^[8]。私たちは、機械学習に使われないことを確認した業務用のサービスを使い、置き換えのルールを決め、職員が必ず確認してから記録を確定することをおすすめしています。

Q.何から始めればよいですか？機器を先に決めるべきですか？

A.厚生労働省の改善活動の手順は、準備と見える化（課題把握シート・業務時間見える化ツールで業務を定量的に把握）から始め、3か月程度の計画で1つずつ実行することを勧めています^[3]。調査では、テクノロジーを導入していない事業所が補助金を申請しない理由の最多が「導入したい介護テクノロジーがないため」49.4％でした^[2]。私たちは、機器を決める前に、省令で決まっている記録と間接業務を棚卸しして、時間の多い業務から1つ選ぶことをおすすめしています。

Q.AIを入れても職員の負担は減りますか？

A.厚生労働省の調査では、生産性向上推進体制加算を算定している事業所が感じている効果として「職員の精神的・身体的負担が軽減した」が61.2％で最も多く、「夜間の利用者の状況について把握しやすくなった」47.7％、「施設・事業所内のコミュニケーションが円滑になった」43.7％が続きました^[2]。ただしこれは、機器を入れたうえでガイドラインにもとづく改善活動を続けている事業所の回答です。機器を入れただけでは、紙の記録が残って二重になるなど負担が増えることもあるため、導入前に記録の時間を測り、転記をなくす設計にすることが大切だと私たちは考えています。

Q.補助金はいつ、どこに申し込めばよいですか？

A.介護テクノロジー導入の補助は都道府県が実施し、上限や補助率、受付期間、必須の研修や事前相談は都道府県ごとに違います^[5][10]。広島県の令和8年度の募集は7月13日〜8月7日で、申請には指定のセミナーの受講と介サポひろしまへの事前相談が必須でした^[10]。国の資料では、導入支援と一体的に行う業務改善支援（コンサルティング会社等、または介護生産性向上総合相談センター等）が必須とされています^[5]。来年度の募集に向けて、都道府県の介護担当課や総合相談センターの窓口に早めに相談し、棚卸しと業務改善計画の下書きを先に進めておくことをおすすめします。