引き継ぎマニュアルをAIで作る方法｜中小企業向けの5つの手順・聞き取りの質問・指示文の例・入力してはいけない情報

「引き継ぎマニュアルを作ってほしいと頼んでも、忙しくて誰も書けない」「AIで作れると聞いたが、何をどう頼めばよいか分からない」。人数の少ない会社ほど、マニュアルを書く時間は取りにくいものです。

この記事では、引き継ぎマニュアルをAIで作る方法を、専任の担当者がいない中小企業向けにまとめます。数字と公的な決まりは、官公庁・公的機関の資料で確認したものだけを載せています。手順や質問の例など私たちのおすすめは、そうと分かるように書いています。特定のAIサービスの使い方ではなく、どのサービスでも共通する進め方を扱います。

AIで作れるもの・作れないもの

ここでいう引き継ぎマニュアルは、担当者が変わっても仕事を続けられるように、1つの業務の手順・判断のコツ・例外への対応を書いた文書です。この文書づくりのうち、AIに任せられる作業と、人がやる作業を表にしました（私たちの整理です）。

AIが書けるのは、入力した内容だけです。担当者が話していない手順をAIがそれらしく補うことがあり、これがいちばん危ないところだと私たちは考えています。「早く書ける道具」として使い、「何を書くか」と「正しいか」は人が受け持つ、という分け方がおすすめです。

データで見る：書き残す効果と、進まない理由

2026年版小規模企業白書によると、社内ノウハウの蓄積・共有に取り組んでいる小規模事業者は48.8％です^[1]。取り組んでいる事業者が有効だったと答えた取組は「マニュアルや手順書の整備」（39.1％）が最も多く、得られた効果は「担当者不在時でも業務が滞りなく遂行できるようになった」（43.6％）、「業務の引継ぎが円滑に行えるようになった」（31.9％）が上位でした^[1]。

一方、厚生労働省の令和7年度「能力開発基本調査」では、技能継承に問題があるとした事業所は44.2％で、問題点（複数回答）の2番目は「技術・ノウハウ等の伝承に時間がかかり円滑に進まない」（60.6％）でした^[2]。技能継承の取組を行っている事業所は83.7％ですが、「退職予定者の伝承すべき技能・ノウハウ等を文書化、データベース化、マニュアル化している」は22.0％です^[2]。

AIの利用は広がっています。中小企業基盤整備機構の調査（2026年3月）では、中小企業のAI導入率は20.4％で、導入済みの企業では「生成AI」（82.6％）が最も使われ、「音声認識・音声対話AI」（29.8％）が続きました^[3]。同じ調査は、生成AIの使いみちの例に「文章・資料作成」を、音声認識AIの例に「議事録作成」を挙げています^[3]。

書き残す効果は確かめられているのに、時間がかかるために進んでいない。その「時間がかかる」部分のうち、文字にする作業と形を整える作業は、AIで短くできます。引き継ぎマニュアルは、中小企業がAIを使い始める業務としても向いていると私たちは考えています。

AIで引き継ぎマニュアルを作る5つの手順

次の5つの手順は、公的に決められた方法ではなく、私たちがおすすめしている順番です。

AIでの作り方は録音や下書きづくりから説明されることが多いのですが、私たちは手順1をいちばん大切にしています。AIを使うとマニュアルは早く作れるため、書きやすい業務から次々に作ってしまい、止まると困る業務が後回しになりやすいからです。担当業務の一覧の作り方は、別の記事「業務棚卸しのやり方」「引き継ぎ書の作り方」で紹介しています。

手順2で「担当者に書いてもらう」のではなく「話してもらう」のは、書くより話すほうが負担が小さく、聞き手が質問することで、本人が当たり前と思っている判断のコツを引き出せるためです。画面を操作しながら話してもらい、画面の写しも残しておくと、あとで手順に貼れます。

聞き取りで使う10の質問

AIの下書きの質は、聞き取りの中身で決まります。手順だけを聞くと、いつもと違うことが起きたときに後任が判断できないマニュアルになります。次の10個を順に聞くことをおすすめします（私たちのおすすめです）。

• 1. この仕事は、何のためにやっていますか。やらないと誰が困りますか
• 2. 何がきっかけで始まり、何ができたら終わりですか
• 3. 最初から最後まで、順番に教えてください。どのシステム・書類・ファイルを使いますか
• 4. いちばんミスが起きやすいのはどこですか
• 5. 迷うのはどんなときですか。そのとき、何を見て決めていますか
• 6. 「いつもと違う」と気づくのはどんなときですか
• 7. これまでに困ったことと、そのときの対応を教えてください
• 8. 社内・社外の誰に、何を確認しますか
• 9. 年に1回や数年に1回しかない作業はありますか
• 10. いま途中になっている案件と、次にやることは何ですか

4〜7が、判断のコツと例外を引き出す質問です。答えが「場合による」だったときは、「最近あった例で教えてください」と具体的な場面を聞くと、基準が言葉になります。

AIへの指示文の例

AIには、何を・どんな形で・何をしてはいけないかを伝えます。次の4つは、文字にした聞き取りの内容を貼り付けたうえで使う指示文の例です（私たちが作った例です。言い回しは自社に合わせて変えてください）。

どの指示文にも「聞き取りにないことは書かない」「分からないところは未確認と書く」を入れているのは、AIがもっともらしい手順を補ってしまうのを防ぐためです。「未確認」「要確認」と書かれた箇所が、そのまま担当者への追加の質問になります。

AIに入力してはいけない情報と、入力する前の確認

総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」は、AIを事業で使う者（AI利用者）にとって重要な事項として、AIシステム・サービスへ個人情報を不適切に入力することがないよう注意を払うこと、機密情報等を不適切に入力することがないよう注意を払うことを挙げています^[4]。

個人情報保護委員会の注意喚起は、個人情報取扱事業者が生成AIサービスに個人情報を含むプロンプトを入力する場合には、特定された利用目的を達成するために必要な範囲内であることを十分に確認することを求めています^[5]。また、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人データを含むプロンプトを入力し、その個人データが応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合には、個人情報保護法の規定に違反することとなる可能性があるとして、サービスを提供する事業者が個人データを機械学習に利用しないこと等を十分に確認するよう求めています^[5]。

引き継ぎの聞き取りには、取引先の担当者名、従業員のこと、取引の条件などが自然に混じります。私たちは、文字にした内容をAIに入力する前に、次の表のように置き換えることをおすすめしています（表は私たちのおすすめです）。

あわせて、使うAIサービスの利用規約で、入力した内容が学習に使われるかどうか、設定で止められるかを確かめておきます。社員がそれぞれ別のサービスを使うと確認しきれないため、会社として使うサービスと入力してよい情報を決めておくことをおすすめします。決め方は、別の記事「生成AIの社内ルールの作り方」で紹介しています。

録音は、本人に目的と使い方を伝えてから行ってください。録音と文字にしたデータの保存場所、聞き取りが終わったあとに消す時期も、先に決めておくと安心です（私たちのおすすめです）。

AIが作った下書きの確かめ方

AI事業者ガイドラインは、AI利用者に、AIの出力について精度及びリスクの程度を理解し、様々なリスク要因を確認した上で利用することを求めています^[4]。人間の判断を介在させることにより、予期せぬ事故を防ぐことも可能となる、ともしています^[4]。個人情報保護委員会も、生成AIサービスでは応答結果に不正確な内容が含まれることがあると注意を促しています^[5]。

マニュアルの誤りは、後任がそのとおりに作業して初めて表に出ます。私たちは、次の3段階で確かめることをおすすめしています。

• 担当者が読む：手順の順番、数字、締め切り、システムや書類の名前が合っているか。「未確認」「要確認」の箇所を埋める
• 後任がやってみる：下書きだけを見ながら実際に1回やる。止まったところ、担当者に聞いたことを書き足す
• 上司が見る：パスワードや個人の情報が書かれていないか。置き場所と、次に見直す時期が書かれているか

確かめた日と確かめた人をマニュアルの最後に書いておくと、「AIが作ったままの文書」と「人が確かめた文書」を区別できます。お金の支払い、官公庁への届出、安全にかかわる作業のマニュアルは、後任がやってみる回に必ず担当者が立ち会うことをおすすめします。

作ったマニュアルを古くしない

マニュアルは、作った日から古くなり始めます。AIを使うと直す作業も軽くなるので、更新の決まりを先に作っておくのがおすすめです（次の内容は私たちのおすすめです）。

• 置き場所は共有フォルダの1か所に決め、個人のパソコンに置かない
• 業務ごとに「直す人」を1人決める。担当者が変わったら、直す人も引き継ぐ
• システムや書類、取引先が変わったときに、その日のうちに直す
• 年に1回、業務の一覧を見直す月を決め、そのときにマニュアルも読み直す
• 直すときは、変わった点を話して録音し、AIに「この変更をマニュアルに反映し、変えた箇所を一覧にしてください」と頼む。変えた箇所は担当者が確かめる

マニュアルがたまってきたら、社内の文書を読み込ませて質問に答えさせる使い方もあります。この場合も、AIが答えの根拠にしたマニュアルの箇所を確かめられるようにしておくこと、古いマニュアルを残さないことが前提になると私たちは考えています。

よくある失敗と対策

AIで引き継ぎマニュアルを作るときに起きやすい失敗を、対策とあわせて表にしました（私たちの整理です）。

AIで作る引き継ぎマニュアルのチェック表

できあがったら、次の項目を確かめてください（私たちのおすすめです）。

• □ 業務の一覧があり、止まると困る業務から順に作っている
• □ 担当者への聞き取りをもとにしている（AIに一から書かせていない）
• □ 判断のコツ、例外・トラブルへの対応が書かれている
• □ AIに入力する前に、パスワード・個人の情報・取引先の秘密を取り除いた
• □ 会社として使うAIサービスと、入力してよい情報を決めている
• □ 録音することを本人に伝え、データの保存場所と消す時期を決めた
• □ 「未確認」「要確認」の箇所が残っていない
• □ 担当者が読んで誤りを直した
• □ 後任がマニュアルだけを見て、一人で作業を終えた
• □ 確かめた日と人、置き場所、直す人、次に見直す時期が書かれている

自社だけで進めにくいとき

退職の日が決まっていて時間がないときは、すべての業務のマニュアルを作ろうとせず、業務の一覧を先に完成させ、止まると困る業務の聞き取りと録音だけでも済ませておくことをおすすめします。録音が残っていれば、文字にする作業と下書きづくりは、本人がいなくなったあとでも進められます。ただし、下書きを確かめられるのは本人がいるうちだけなので、判断のコツと例外の部分は先に確かめてください。

進め方に迷うときは、国が全国に設置した無料の経営相談所「よろず支援拠点」で、何度でも無料で相談できます^[6]。Enbitoでは、AIインタビューで社員から業務を聞き取り、業務台帳をつくる業務棚卸しAI「縁SCAN」を提供しています。マニュアルを作る前の「どんな業務があり、誰が担当しているか」を見えるようにするところから進めたい場合は、あわせてご覧ください。

よくある質問

Q.引き継ぎマニュアルは、AIだけで作れますか？

A.作れません。AIが書けるのは入力した内容だけで、担当者の頭の中にある手順や判断のコツは、本人が話さないかぎり分かりません。私たちは、担当者に質問して録音し、AIで文字にして手順の形に整え、担当者と後任が確かめる、という分け方をおすすめしています。

Q.AIで引き継ぎマニュアルを作るには、何から始めればよいですか？

A.担当業務の一覧を作り、止まると困る業務を1つ選ぶところから始めるのがおすすめです。その業務について、後任か上司が担当者に20〜30分質問して録音し、文字にした内容をAIで下書きにします。最初の1本で手順に慣れてから、ほかの業務に広げてください（私たちのおすすめです）。

Q.AIに入力してはいけない情報は何ですか？

A.パスワード、個人の情報、取引先や自社の秘密は、入力する前に取り除くか置き換えることをおすすめします。国のAI事業者ガイドラインは、AI利用者に、個人情報や機密情報等を不適切に入力することがないよう注意を払うことを求めています^[4]。個人情報保護委員会も、個人情報を含むプロンプトを入力する場合は、利用目的の達成に必要な範囲内であることを十分に確認するよう求めています^[5]。

Q.AIが作ったマニュアルは、そのまま使ってよいですか？

A.そのまま使わず、人が確かめてください。個人情報保護委員会は、生成AIサービスの応答結果には不正確な内容が含まれることがあるとしています^[5]。私たちは、担当者が読んで誤りを直し、後任がマニュアルだけを見て実際に1回やってみる、という2段階の確認をおすすめしています。

Q.マニュアルや手順書を整えると、どんな効果がありますか？

A.2026年版小規模企業白書では、社内ノウハウの蓄積・共有に取り組む小規模事業者が有効だったと答えた取組は「マニュアルや手順書の整備」（39.1％）が最多で、得られた効果は「担当者不在時でも業務が滞りなく遂行できるようになった」（43.6％）、「業務の引継ぎが円滑に行えるようになった」（31.9％）が上位でした^[1]。