産休・育休の引き継ぎの進め方｜中小企業が担当者の業務を止めずに回す棚卸し表・代替の3つの方法・復帰までの時系列表【公的資料】

「事務を1人で回している社員から、妊娠の報告を受けた」「若手の男性社員が、産後パパ育休を取りたいと言ってきた。初めてのことで何から準備すればよいか分からない」。従業員が数人から数十人の会社では、1人の休業がそのまま業務の停止につながりやすく、経営者や総務の担当者が一番気にするのは「その人の仕事を誰がどう回すか」です。

この記事では、中小企業の会社側の目線で、産休・育休の引き継ぎを、退職の引き継ぎとの違い、妊娠の申出から復帰後までの時系列表、業務の棚卸し表と4つの仕分け、代替の3つの方法、休業中の権限と連絡の扱い、復帰のときの「返し方」、令和8年度の助成金、チェック表の順に整理します。数字と制度は、厚生労働省の資料を2026年10月18日に原本で確認したものだけを載せています。社会保険・雇用保険の手続きや給付金の計算は、この記事では扱いません（厚生労働省のマニュアルに人事・総務担当者向けの手続きリストがあります^[2]）。業務の仕分け方や進め方など私たちの考えは、そうと分かるように書いています。

業務の引き継ぎ全般の進め方は「中小企業の業務引継ぎの進め方」の記事に、引き継ぎ書の書き方は「引き継ぎ書の作り方」の記事にまとめています。この記事は「産休・育休」という場面にしぼった内容で、経理・総務・営業の職種別の記事と同じ型（棚卸し表・順番・権限の受け渡し）で書いています。

データで見る：育休は「たまに起きること」ではなくなった

厚生労働省の令和6年度「雇用均等基本調査」（令和7年7月30日公表）によると、令和4年10月から令和5年9月までの1年間に出産した女性のうち、令和6年10月1日までに育児休業を開始した人の割合は86.6％でした。配偶者が出産した男性では40.5％で、前年度（30.1％）から10.4ポイント上がっています。育児休業を開始した男性のうち、産後パパ育休（出生時育児休業）を取得した人は60.6％でした^[1]。

規模の小さい会社ほど、制度の整備が追いついていないことも、同じ調査から分かります。育児休業制度の規定がある事業所の割合は、500人以上で90.2％、100〜499人で84.6％、30〜99人で82.3％、5〜29人で68.6％と、規模が小さくなるほど低くなっています^[1]。

引き継ぎを楽にする方法は、別の調査でも示されています。2026年版小規模企業白書では、社内ノウハウを蓄積・共有するうえで有効だった取組は「マニュアルや手順書の整備」が39.1％で最も高く、得られた効果は「担当者不在時でも業務が滞りなく遂行できるようになった」43.6％、「業務の引継ぎが円滑に行えるようになった」31.9％でした^[7]。一方、厚生労働省の令和7年度「能力開発基本調査」では、退職予定者の技能・ノウハウを文書化・データベース化・マニュアル化している事業所は22.0％にとどまります^[8]。

厚生労働省の「育休復帰支援プラン」策定マニュアル（令和7年3月一部改訂）は、男性の育休取得を阻む壁の1つとして「業務遂行の壁」（残業が多い、自分しかできない仕事があるため周囲に迷惑をかけるのではないかという不安）を挙げ、対応として「業務の棚卸しを行い、仕事を見える化し、属人的な業務を減らして分担してもらう」ことを勧めています^[2]。会社側が引き継ぎの段取りを持っているかどうかが、本人が休めるかどうかを左右する、ということです。

退職の引き継ぎと何が違うか：戻ってくる前提で考える

産休・育休の引き継ぎを、退職の引き継ぎと同じ手順でやると、うまくいかないところが出てきます。違いを表にします（違いの整理は私たちの考えですが、制度の部分は厚生労働省の資料によります）。

一番大きな違いは、「戻ってくる」ことです。退職なら、本人の業務を全部ほかの人に渡して終わりですが、産休・育休では、渡したものを復帰のときに戻すか、戻さずにそのまま新しい分担にするかを決める必要があります。この「戻す・戻さない」を最初に決めておくと、休業中の周囲の負担も、復帰後の本人の負担も軽くなると私たちは考えています。

時系列表：妊娠・出産の申出から復帰後まで、会社側がやること

会社側がやることを、時間の順に並べます。法律で義務になっている項目と、厚生労働省のマニュアルが勧めている面談の時期、助成金の要件になっている項目を区別して書きます。

「育休復帰支援プラン」とは、中小企業が、自社の従業員の円滑な育休の取得と育休後の職場復帰を支援するために策定するプランです^[10]。マニュアルには、面談シート、管理職向けのポイント集、妊娠期から復職後までの支援・手続きフロー、産休・育休の手続きリスト、業務引継書の記載例などの様式が付いています^[2]。都道府県労働局では「仕事と家庭の両立支援プランナー」がプラン策定を支援しています^[10]。

会社の人数が少ないと、「人事・総務との面談」と「上司との面談」が同じ社長になることも多いと思います。その場合でも、制度の話と仕事の話を分けて2回に分けると、本人が仕事の心配を口にしやすくなると私たちは考えています。

業務の棚卸し表：本人の仕事を1枚にして、4つに仕分ける

マニュアルは、制度対象者の業務を円滑に引き継ぐために「どのような業務にどれくらいの分量（工数）があるのか、一覧化して整理」し、「必要性や重要性等で分類」したうえで、「必要性の低い業務は、省略・廃止したり、外部化したりする」「重要度が高い、一定の権限の必要な業務等は、職位上位者に引継ぎ、それ以外の業務は職位下位者等に分担する」ことを勧めています^[2]。これを、社員が数人から数十人の会社で使える1枚の表にすると、次のようになります（列の作り方は私たちの考えです）。

表ができたら、「属人度が高い」「必要な権限がある」「期限がある」の3つに印を付けます。これが先に手を打つ業務です。残り期間が短いときは、印のある業務だけを深く引き継ぎ、ほかの業務は一覧と所在だけを渡します。

4つの仕分けのうち、私たちが先に考えることを勧めているのは③と④です。マニュアルも「これを機に効率化を図るとよい」としています^[2]。休業は、やめてもよい仕事とまとめてもよい仕事を見つける機会でもあります。③と④で減らしてから、残った仕事を①と②に分けると、周囲の負担が小さくなります。

この表には、本人や家族の健康状態など、業務に関係のない個人情報は書きません。休業の時期や期間に関する本人の希望は、面談で確認して、人事・総務の記録のほうに残します。

代替の3つの方法：新しく雇う・周りで分ける・減らして仕組みにする

休業中の業務をどう回すかは、大きく3つに分かれます。マニュアルが挙げている「代替要員の確保」と「職場メンバーでの分担」に、私たちが勧める「減らして仕組みにする」を加えて比べます（比較の中身は私たちの整理です。助成金の部分は厚生労働省の資料によります）。

マニュアルは、業務代替手当を設ける前に「まずは業務負荷を減らす方法を考える必要がある」とし、複数担当制の導入と従業員の育成を挙げています。手当を設ける場合は、対象となる期間・業務・時間、対象者、金額、支給方法（給与か賞与か）を決め、「一度始めたら廃止するのは難しい」ため、時間外労働の割増賃金の単価や社会保険料の増加も含めてシミュレーションすることを勧めています^[2]。

助成金の要件は細かく、年度で変わります。支給要領では、業務代替手当は「業務代替者全員に支払われた総額で1万円（業務代替期間が1か月に満たない場合は、1日につき500円と比較していずれか低い方）以上増額されていること」などの条件があり、対象は1年度10人まで、初回から5年間です^[4][6]。申請を考える場合は、管轄の都道府県労働局の雇用環境・均等部（室）に、休業の前に相談することをおすすめします。

休業の長さ別：引き継ぎの深さを変える

マニュアルは、男性の育休について「短期間の育休であったり、取得時期が個別の事情に応じて異なったり、産後パパ育休中に就業する場合もあるなど、休業の期間・時期・形態が多様」になるとし、取得のタイミング例として、配偶者の出産直後（1か月程度）、出産後一定の期間（3か月〜。「業務の棚卸しと分担の見直し、代替要員の確保などの対策を講じることが必要」）、配偶者の退院後や里帰りから戻った後（1週間〜数週間）、慣らし保育の期間（1か月程度）、配偶者の復職時（1か月〜数か月）を挙げています^[2]。長さによって、引き継ぎの深さを変えることをおすすめします（私たちの考えです）。

どの長さでも、先にやるのは「期限のある仕事」と「相手のある仕事」です。社内で困るのは、過去の経緯が分からないことより、請求が出ない、返事が返らない、という「止まること」です。産後パパ育休のように開始日が直前まで分からない休業では、休業の1〜2週間前には準備を終えておくことを私たちは勧めています。

休業中の権限・連絡・取引先の扱い：預ける形にする

退職と違い、本人は戻ってきます。IDや権限を「削除」するのではなく「預ける」形にし、復帰のときに戻せるようにしておきます（表の中身は私たちの整理です。根拠は各行に示します）。

IPAの「組織における内部不正防止ガイドライン」は、情報システムの利用者のアクセス管理として、利用者IDの管理と権限の設定を求めています^[9]。休業中の本人のIDを「生きたまま」にしておき、誰かが代わりにそのIDで操作する形は、誰が何をしたか分からなくなるので避けます。代替の担当者には、その人自身のIDと権限を用意します。

休業中の本人への連絡は、「本人のためになること」（会社の状況、人事異動、復帰に向けた準備）と「会社のためになること」（業務の質問）を分けて考えます。後者は原則として行わず、どうしても必要なときは、休業前に決めた手段と頻度の範囲で行います。産後パパ育休中の就業は、法律上の手続き（労使協定、本人の申出、書面での同意）を踏んだ場合だけ可能で、休業中の就業日数によっては出生時育児休業給付金や社会保険料の免除の要件を満たさなくなることがあります^[2]。

復帰のときに「返す」：戻す業務と、戻さない業務

復帰は、引き継ぎの終わりではなく、もう1回の引き継ぎです。マニュアルは、復帰後しばらくは上司が面談等でフォローし、「休業前と仕事の流れや作業手順が変わった場合等は、作業面をサポートする従業員を任命する」ことを勧めています。また、短時間勤務だからといって本人の役割に見合わない軽い仕事を配分するとモチベーションが下がる可能性があるとし、「本人の役割に見合う仕事を任せ」「職場メンバーに過度な負担がかからないよう、職場全体の業務分担の見直しも検討」することを挙げています^[2]。

私たちがおすすめする復帰の準備は、次の3つです（私たちの考えです）。

• 変わったことのリスト：休業中に変わった手順、取引先の担当者、価格、ソフトの更新、社内の決まりを、代替の担当者が1枚にまとめる。復帰1〜2か月前の面談で渡し、復帰初日に読み合わせる。
• 戻す・戻さないの確認：棚卸し表の「復帰時に戻すか」の列を、復帰前の面談で本人の希望（短時間勤務、残業の制限、テレワークなど）と照らして決め直す。休業中に「仕組みにした」業務は、戻さずにそのままにすることが多い。
• 周囲の分担の戻し方：周りで分けていた業務を一度に戻すと本人が追いつかない。期限のある業務から順に、復帰後1〜2か月かけて戻す。代替の担当者が増やした分担も、ここで見直す。

復帰後の働き方は、法律で選べる幅が広がっています。3歳未満の子を養育する従業員は原則1日6時間の短時間勤務を、小学校就学前の子を養育する従業員は所定外労働の制限（残業免除）を請求できます^[2][3]。令和7年10月1日からは、3歳以上小学校就学前の子を養育する従業員について、会社が「始業時刻等の変更」「テレワーク等（月10日以上）」「保育施設の設置運営等」「養育両立支援休暇（年10日以上）」「短時間勤務制度」の5つから2つ以上を選んで措置し、従業員がその中から1つ選んで使えるようにすることが義務になりました^[3]。子の看護等休暇は、小学校3年生修了前の子について年5日（2人以上なら10日）です^[2]。復帰後の分担は、こうした制度を本人が使う前提で組み直します。

令和8年度の両立支援等助成金：引き継ぎの段取りが要件になっている

両立支援等助成金のうち、産休・育休の引き継ぎに直接関係するのは2つのコースです。金額と主な要件を、厚生労働省の令和8年度のリーフレット（2026年4月作成）と支給要領（令和8年4月8日時点）で確認しました^[4][5][6]。要件は細かく、年度途中に変わることもあるため、申請の前に必ず最新の支給要領と管轄の労働局で確認してください。

注目してほしいのは、育児休業等支援コースの「休業の前日までに引き継ぎを実施」「プランによらず既に引き継ぎを終了している場合は対象外」という要件です^[5]。つまり、先にプランを作り、そのプランにもとづいて引き継ぎを行う順番でなければ対象になりません。この記事の棚卸し表と時系列表は、そのまま「業務の整理、引継ぎに関する措置」の下書きになるように作っています（プランとして認められるかどうかは、支給要領と労働局で確認してください）。

育休中等業務代替支援コースの手当支給等は、企業規模の要件がなく、7日以上の休業から対象です^[4][6]。産後パパ育休のような短い休業で「周りで分ける」ときにも使える制度です。手当の原資や就業規則の改定は社会保険労務士に相談する内容なので、この記事では扱いません。

産休・育休の引き継ぎでつまずきやすい5つのパターン

産休・育休の引き継ぎチェック表（会社側）

まとめ：産休・育休の引き継ぎは「預けて、返す」段取り

産休・育休の引き継ぎは、戻ってくる前提の引き継ぎです。本人の業務を1枚の表にして、預ける・分ける・止める・仕組みにするの4つに仕分け、復帰のときに戻すものを決めておく。休業の長さで深さを変え、権限とIDは削除ではなく預ける形にし、休業中は業務を頼まない。復帰は「変わったことのリスト」と面談から始める。この順番なら、社員が数人から数十人の会社でも、1人の休業で業務が止まることを減らせると私たちは考えています。

厚生労働省のマニュアルは、育休復帰支援の取組が「職場全体の業務の効率化及び生産性の向上に繋がる可能性」があり、「育児や介護、その他何らかの理由により従業員が不在となることを前提に、属人化を解消するなど業務を見直していくことが必要」だとしています^[2]。産休・育休の引き継ぎは、1人のための対応であると同時に、会社の業務を棚卸しし、属人化を減らす機会でもあります。

私たちEnbitoは、業務の棚卸しから始める業務改善とAI活用の支援を行っている民間の会社です。縁SCANは、社員への聞き取りをもとに業務を見える化する道具で、休業に入る担当者の仕事を書き出して仕分けることにも使えます。産休・育休で仕事を止めないための順番として、この記事がお役に立てば幸いです。

よくある質問

Q.男性社員から「産後パパ育休を取りたい」と言われました。申出は2週間前でよいのですか？

A.産後パパ育休の法定の申出期限は、原則として休業の2週間前までです。労使協定で雇用環境整備などの要件を定めている場合は、2週間超から1か月前までの範囲で申出期限を定めることができます^[2]。ただし、男性の育休は子の出生日以降に取るため、休業開始日が直前まで分からないことがあります^[2]。厚生労働省のマニュアルも「早めに申し出てもらうための周知や仕組みづくり」を勧めています^[2]。会社側は、申出のあった時点で業務の棚卸しと見える化を始め、1〜2週間前には準備を終えておくことをおすすめします（私たちの考えです）。

Q.休業中の社員に、分からないことを電話で聞いてもよいですか？

A.休業中に業務を行わせることはできません^[2]。会社の状況を知らせるなどの連絡は、休業前に本人の意向を確認したうえで、負担にならないように行うことをマニュアルは勧めています^[2]。「困ったら本人に聞く」前提にせず、手順書と相手ごとの決まり事を休業前に書いておき、連絡の手段と頻度を先に決めておくことをおすすめします。産後パパ育休中の就業は、労使協定がある場合に、本人が申し出た条件の範囲で候補日を示し、本人の同意を書面で得た場合だけ可能で、就業できるのは休業中の所定労働日・所定労働時間の半分までです。就業日数によっては出生時育児休業給付金や社会保険料の免除の要件を満たさなくなることがあります^[2]。

Q.社員が5人で、後任を雇う余裕がありません。どうすればよいですか？

A.まず「減らして仕組みにする」ことから始めてください。厚生労働省のマニュアルは、業務を一覧にして必要性で分類し、必要性の低い業務は省略・廃止・外部化すること、重要度が高い業務や権限の必要な業務は上位者に、それ以外は下位者等に分担することを勧めています^[2]。残った業務を周りで分ける場合、令和8年度の両立支援等助成金「育休中等業務代替支援コース（手当支給等）」は企業規模の要件がなく、7日以上の育児休業から対象です。業務代替手当の4分の3（月10万円が上限）と業務体制整備経費が支給されます^[4][6]。要件は細かいため、休業の前に管轄の労働局に相談してください。

Q.育休の引き継ぎで使える助成金はありますか？

A.令和8年度の両立支援等助成金に2つのコースがあります。育児休業等支援コースは中小企業事業主が対象で、育休復帰支援プランを作成し、休業の前日までにプランにもとづいて引き継ぎを実施し、連続3か月以上の育児休業を取得させた場合に30万円、休業中の情報提供と終了前の面談を行い原職等に復帰させて6か月以上継続雇用した場合にさらに30万円です。プランによらず既に引き継ぎを終えている場合は対象外です^[4][5]。育休中等業務代替支援コースは、業務を代わりに行う社員への手当の4分の3（月10万円が上限）や、代替要員の新規雇用（期間に応じて9万〜81万円。常時雇用300人以下などの事業主が対象）に助成があります^[4][6]。金額と要件は年度で変わるため、申請前に厚生労働省の最新の支給要領と労働局で確認してください。

Q.復帰後は短時間勤務になります。休業前の仕事を全部戻してよいですか？

A.全部を一度に戻すことはおすすめしません。マニュアルは、短時間勤務だからといって役割に見合わない軽い仕事を配分するとモチベーションが下がる可能性がある一方、職場メンバーに過度な負担がかからないよう職場全体の業務分担の見直しも検討するよう勧めています^[2]。復帰1〜2か月前の面談で、復帰後の働き方の希望（短時間勤務、残業の制限、テレワークなど）を聞いたうえで、棚卸し表の「復帰時に戻すか」を決め直し、期限のある業務から順に1〜2か月かけて戻す形を私たちは勧めています。3歳未満の子を養育する従業員は原則1日6時間の短時間勤務を、小学校就学前の子を養育する従業員は所定外労働の制限を請求できます^[2][3]。