総務・労務の引き継ぎの進め方｜一人総務の退職に備える業務の棚卸し表・手続きの期限一覧・引き継ぐ順番【中小企業向け】

「総務を一人で任せていた社員から、退職の申し出があった」。人数の少ない会社では、社会保険・雇用保険の届出、給与計算の前段階の勤怠の集計、健康診断の手配、社印や鍵の管理、備品や契約の管理まで、一人の担当者が受け持っていることが珍しくありません。その人が辞めるとき、会社が心配するのは「届出の期限を落とさないか」「年に1回の手続きを誰も知らないのではないか」「社印や鍵、各種のIDがどこにあるか分かるか」ではないでしょうか。

この記事では、総務・労務の引き継ぎを、担当者が一人か二人の中小企業向けに整理します。総務・労務の仕事の棚卸し表、期限のある手続きの一覧表、残り期間別の引き継ぐ順番、「人が動いたとき」の手続きの書き残し方、社印・鍵・IDの渡し方、法定帳簿の保存、後任がいないときの分け方の順に説明します。期限や保存期間は、日本年金機構・厚生労働省・国税庁などの公式ページで2026年10月9日に確認したものだけを載せています。私たちの考えやおすすめは、そうと分かるように書いています。

なお、社会保険・労働法の個別の判断（自社がどの届出の対象になるか、特例を使えるかなど）は会社ごとに違います。この記事は引き継ぎの段取りを扱うもので、個別の判断は顧問の社会保険労務士、または年金事務所・ハローワーク・労働基準監督署などの窓口に確かめてください。経理の引き継ぎ（税金の申告・納付、通帳、会計ソフト）は「経理の引き継ぎの進め方」の記事で扱っています。経理と総務を同じ人が兼ねている会社は、2つの記事を合わせて使ってください。

総務・労務の引き継ぎが、ほかの仕事より難しい3つの理由

総務・労務の引き継ぎには、ほかの事務の仕事にはない難しさが3つあると私たちは考えています（私たちの整理です）。

• 仕事の範囲が広く、名前がついていない仕事が多い：届出のような決まった仕事のほかに、「来客の対応」「備品の発注」「行政から届いた封筒を開けて振り分ける」など、担当者が自分の仕事と思っていない仕事が多くあります。
• 「いつもある仕事」より「何かが起きたときの仕事」が多い：入社・退職・産休・育休・住所の変更・ケガや病気など、人が動いたときに手続きのセットが発生します。引き継ぎの期間中に一度も起きなければ、後任は何があるか知らないまま引き継ぎます。
• 期限と権限がついてくる：届出には会社の外に期限があり、社印・鍵・金庫・各種の管理者IDのように「権限」も一緒に渡す必要があります。

だからこそ、ふだんからの書き残しが効いてきます。2026年版小規模企業白書によると、小規模事業者が社内ノウハウを蓄積・共有するうえで有効だった取組は「マニュアルや手順書の整備」が39.1％で最も高く、得られた効果は「担当者不在時でも業務が滞りなく遂行できるようになった」が43.6％、「業務の引継ぎが円滑に行えるようになった」が31.9％でした^[1]。一方で、厚生労働省の令和7年度「能力開発基本調査」では、技能継承の取組として「退職予定者の伝承すべき技能・ノウハウ等を文書化、データベース化、マニュアル化している」事業所は22.0％にとどまります^[2]。書き残しが効くと分かっていても、実際に書いている会社は少ないのが現状です。

手順1：総務・労務の仕事を棚卸しする（毎日・毎月・年に1回・人が動いたとき・不定期）

最初にやることは、手順を教えることではなく、総務・労務の仕事を全部書き出すことです。前任者の頭の中にある仕事を、「いつやるか」で5つに分けて一覧にします。経理の棚卸しと違うのは、「人が動いたとき」という区分を1つ足すことです。下の表は、中小企業でよくある仕事を並べた例です（私たちの整理です。自社にない仕事は消し、ある仕事を足してください）。

書き出すときは、仕事の名前のほかに「誰が」「いつ」「何を見て」「どこに提出するか」「外部の誰と分担しているか」を1行ずつ書きます。前任者が受け取っているメールや郵便物、去年のカレンダー、電子申請の送信履歴、社会保険労務士とのやり取りを見ながら進めると、前任者自身が忘れている仕事を拾いやすくなります。業務の書き出し方は「業務棚卸しのやり方」の記事で詳しく説明しています。

手順2：期限のある手続きを一覧表にする（公式ページで確認した期限）

次に、棚卸しした仕事の中から、会社の外に期限がある手続きを抜き出します。下の表は、多くの会社に関係する主な手続きを、公式ページで確認して並べたものです。自社が対象かどうか、電子申請か紙か、社会保険労務士に頼んでいるかは会社によって違うため、前任者と顧問の社会保険労務士に確かめたうえで、自社の日付と提出先に書き直してください。

この表でいちばん気をつけたいのは、「5日以内」「10日以内」のように短い期限の手続きと、年に1回の手続きです。入社・退職の届出は、後任が「そういう手続きがある」と知らなければ、期限が過ぎてから気づくことになります。年に1回の手続きは、前任者が3月に辞めると、後任は7月の算定基礎届と年度更新を、一度も見ないまま迎えます。

私たちは、年に1回の手続きについては「去年の提出書類の控え」「作業に使った集計表」「始める時期と、かかった日数」の3つを、必ずセットで残してもらうことをおすすめしています。

退職する総務担当者本人の手続きも、忘れやすい仕事のひとつです。本人の資格喪失届、離職証明書、源泉徴収票を誰が作るのかを、退職日の前に決めておいてください。源泉徴収票は、年の途中で退職した人には退職の日以後1か月以内に交付しなければなりません^[17]。

手順3：残り期間に合わせて、引き継ぐ順番を決める

引き継ぎの期間は、いつも十分にあるとは限りません。私たちは、「期限を落とすと会社の外に迷惑がかかる手続き」と「権限」から順に引き継ぐことをおすすめしています。残りの期間別の目安は次のとおりです（私たちの考えです）。

「一緒に1回、後任が主になってもう1回」は、総務の引き継ぎでとくに効くやり方だと私たちは考えています。見ているだけでは、電子申請の画面のどこで止まるか、行政からの封筒のどれが急ぎかが伝わりにくいからです。

退職までの日数がほとんどない場合の動き方は「急な退職で引き継ぎができないときの対策」の記事で、引き継ぎ書の項目と書き方は「引き継ぎ書の作り方」の記事で扱っています。

「人が動いたとき」の手続きは、きっかけごとにセットで書き残す

総務・労務の引き継ぎでいちばん抜けやすいのは、入社や退職のように「何かが起きたとき」に発生する手続きです。毎月の仕事は後任がすぐに経験できますが、人の出入りは引き継ぎの期間中に起きないことが多いからです。私たちは、きっかけごとに「やること・期限・本人に渡すもの」をセットにした表を作っておくことをおすすめします（私たちのおすすめです。下の表は例で、自社の実情と社会保険労務士の確認で書き直してください）。

この表を作っておくと、後任が「入社した人がいる」と聞いた日に、何を・いつまでに・どこへ出すかをすぐ確かめられます。去年1年間に起きた人の出入りを、前任者と一緒に振り返りながら埋めるのが近道です。

総務・労務の引き継ぎ書に、必ず書いておきたい10項目

ふつうの引き継ぎ書の項目に加えて、総務・労務では次の10項目を書いておくことをおすすめします（私たちのおすすめです）。

• 年間の手続きカレンダー：算定基礎届・年度更新・健康診断・年末調整・契約の更新など、月ごとに何があるか。去年の控えの場所も。
• 法定帳簿の場所：労働者名簿・賃金台帳・出勤簿（タイムカードの記録）がどこに、どの形（紙か電子か）であるか。
• 届出の方法：電子申請を使っているか、紙か、社会保険労務士が代わりに申請しているか。電子申請のIDは引き継ぎ書に書かず、会社で管理する場所を決める。
• 外部の専門家との分担：社会保険労務士・税理士に何を、いつ、どの形で渡しているか。担当者の名前と連絡先。
• 契約の一覧：事務所の賃貸、リース、保険、保守、通信などの契約先・更新日・解約の予告期間。
• 許認可と登記：自社の許認可の一覧と有効期限、登記の変更が必要になる場面（役員の変更など）で誰に相談するか。
• 社印・鍵・金庫・備品：何があり、どこに保管し、誰が使えるか。使ったときの記録の方法。
• 社内規程の原本：就業規則・賃金規程・36協定など、最新版の原本と、労働基準監督署の受付印がある控えの場所^[11][12]。
• 行政からの通知の扱い：年金事務所・ハローワーク・労働基準監督署・市町村・税務署から届く封筒のうち、急ぎのものと、誰に渡すか。
• 進行中のこと：提出中の届出、行政からの問い合わせ、休業中の従業員の手続き、更新時期が近い契約。

社印・鍵・金庫・IDの渡し方

総務の引き継ぎでは、手順と一緒に「会社を動かせる権限」が動きます。社印、事務所や金庫の鍵、電子申請やクラウドサービスの管理者IDは、引き継ぎ書に書いて済ませず、経営者が立ち会って受け渡すことをおすすめします（私たちの考えです）。

独立行政法人情報処理推進機構（IPA）の「組織における内部不正防止ガイドライン」は、異動又は退職により不要となった利用者ID及びアクセス権は、ただちに削除しなければならないとしています^[15]。前任者のIDとパスワードを後任がそのまま使い続けると、誰が操作したのかが分からなくなります。後任には後任の名前で利用者を登録し、前任者の利用者は退職日に止めてください。

一人総務では、印鑑を押す人と記録する人が同じになりがちです。同じガイドラインは、他の役職員が不在で相互監視ができない環境における単独作業を制限することが望ましいとしています^[15]。担当者を疑うためではなく、担当者を守るためにも、「社印は経営者の承認を得て押す」「月に一度、経営者が押印の記録と鍵の所在を見る」といった決まりを、引き継ぎをきっかけに作っておくことをおすすめします（私たちの考えです）。

法定帳簿と書類の保存期間：探せる状態で引き継ぐ

労働基準法では、労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・解雇・災害補償・賃金その他労働関係に関する重要な書類の保存期間が5年に延長され、当分の間は3年とされています^[10]。厚生労働省のリーフレットは、対象の書類として、労働者名簿と賃金台帳のほか、雇入れに関する書類（契約書・労働条件通知書・履歴書など）、解雇に関する書類、賃金に関する書類、出勤簿やタイムカードなどの記録、労使協定の協定書、各種許認可書、退職関係書類などを挙げています^[10]。

健康診断については、一般健康診断の結果にもとづいて健康診断個人票を作成し、5年間保存する必要があります^[13]。

引き継ぎでは、次の4つを一覧にしておくことをおすすめします（私たちのおすすめです）。

• 紙の書類：労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・雇用契約書・届出の控えの、年度ごとの保管場所。
• 電子データ：共有フォルダの場所とフォルダの分け方。前任者のパソコンやメールの中にしかないものは、共有の場所に移す。
• クラウドサービスの中のデータ：勤怠・労務のサービスにどの年度まで入っているか、書き出しの方法。
• 社会保険労務士に預けているもの：何を預けているか、控えがどこにあるか。

後任がいないときは、仕事を3つに分ける

小さな会社では、総務の後任がすぐに見つからないこともあります。そのときは、棚卸し表の仕事を次の3つに分けると、当面の体制を決めやすくなります（私たちの考えです）。

どの分け方でも、期限の一覧表と「人が動いたとき」の表、書類の置き場所が分かっていれば、引き受ける側が動きやすくなります。逆に、この3つがないと、誰に頼んでも「何を、いつまでに」から調べ直すことになります。

日ごろの備え：一人総務を「一人だけが知っている」状態にしない

総務・労務の引き継ぎは、退職の申し出があってから始めると、時間が足りなくなりやすい仕事です。私たちは、退職の予定がなくても、次の3つを日ごろから行っておくことをおすすめしています（私たちの考えです）。

• 年間の手続きカレンダーと「人が動いたとき」の表を、経営者も見られる場所に置く。年に一度、年度更新のあとに見直す。
• 年に1回の手続きは、終わった直後に「始めた時期・かかった日数・つまずいた点」を数行で書き残す。
• 入社や退職の手続きがあるときは、別の社員に横で見てもらう。休暇や病気のときの代わりにもなる。

手順書づくりに時間を取れないときは、前任者に作業をしながら説明してもらい、その録音をもとに手順書の下書きを作る方法があります。生成AIを使う場合の手順と、入力してはいけない情報（従業員の名前・マイナンバー・給与・健康に関する情報など）は「引き継ぎマニュアルをAIで作る方法」の記事で説明しています。

総務・労務の引き継ぎのチェック表

まとめ：手順より先に、期限と「人が動いたとき」と権限

総務・労務の引き継ぎで会社が困るのは、「電子申請の操作が分からない」ことよりも、「届出の期限を知らなかった」「入社した人の手続きがあると知らなかった」「社印と鍵がどこにあるか分からない」ことだと私たちは考えています。だからこそ、手順を細かく書く前に、期限の一覧表・「人が動いたとき」の表・権限の受け渡しの3つを先に済ませる順番をおすすめします。

その土台になるのが、総務・労務の仕事の棚卸しです。棚卸し表があれば、後任が決まっていなくても、経営者・社内の兼務・外部の専門家に仕事を分けることができます。会社全体の引き継ぎの進め方は「中小企業の業務引継ぎの進め方」の記事で、経理の引き継ぎは「経理の引き継ぎの進め方」の記事で整理しています。

私たちEnbitoは、業務の棚卸しから始める業務改善とAI活用の支援を行っており、縁SCANは社員への聞き取りをもとに業務を見える化するための道具です。社会保険・労働法の個別の判断は、顧問の社会保険労務士、または年金事務所・ハローワーク・労働基準監督署などの窓口に確かめてください。

よくある質問

Q.総務・労務の引き継ぎは、何から始めればよいですか？

A.総務・労務の仕事を「毎日・毎月・年に1回・人が動いたとき・不定期」に分けて書き出し、その中から会社の外に期限がある手続きを一覧表にすることから始めるのがおすすめです（私たちの考えです）。たとえば、健康保険・厚生年金保険の資格取得届と資格喪失届は事実発生から5日以内^[3][4]、雇用保険の資格喪失届は被保険者でなくなった日の翌日から10日以内です^[8]。手順の細かな説明は、そのあとで構いません。

Q.総務の引き継ぎで、もれやすい仕事は何ですか？

A.「人が動いたとき」に発生する手続きと、年に1回の手続きです。入社・退職・賞与・昇給などのきっかけごとに、やること・期限・本人に渡すものを表にしておくことをおすすめします。年に1回の手続きでは、算定基礎届は毎年7月10日まで^[5]、労働保険の年度更新は令和8年度の場合6月1日〜7月10日でした^[9]。去年の提出書類の控え・集計表・始める時期をセットで残してもらってください。

Q.総務担当者が辞めたあと、後任がいない場合はどうすればよいですか？

A.総務の仕事を「経営者が持つ（社印・鍵・行政からの通知）」「社内のほかの人が兼ねる（勤怠の集計・備品・健康診断の手配）」「外部の専門家に頼む（社会保険・雇用保険の届出・年度更新・年末調整）」の3つに分けて、当面の体制を決める方法をおすすめします（私たちの考えです）。頼める範囲と費用は、顧問の社会保険労務士・税理士に確かめてください。

Q.社印や電子申請のIDは、引き継ぎ書に書いてよいですか？

A.書かないことをおすすめします。IPAのガイドラインは、異動又は退職により不要となった利用者ID及びアクセス権は、ただちに削除しなければならないとしています^[15]。社印・鍵・金庫・管理者IDは経営者が立ち会って受け渡し、前任者の利用者は止め、後任には後任の名前で利用者を登録し、共有していたパスワードは変更してください。

Q.労働者名簿や賃金台帳は、何年間残しておく必要がありますか？

A.労働基準法では、労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・解雇・賃金その他労働関係に関する重要な書類の保存期間が5年に延長され、当分の間は3年とされています^[10]。出勤簿やタイムカードの記録、労使協定の協定書もこの書類に含まれます^[10]。健康診断個人票は5年間保存します^[13]。引き継ぎのときに、年度ごとの保管場所を一覧にしておくと、後任が探せます。